Managemen Umum (Pengisian Jabatan) (Semester 2)

PENGISIAN JABATAN

A.    PENGERTIAN

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan -  jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada penjabat nya yang akan melaksanakan tugas - tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai. Pengisian jabatan ini dilakukan dengan cara penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan yang baik, sehingga para karyawan dapat bekerja secara efektif dalam melakukan tugas – tugas nya.

       Pokok masalah yang akan dipelajari pada fungsi pengisian jabatan ini, adalah:

1.      Pegadaan (procurement)

2.      Penarikan (recruiting)

3.      Seleksi (selection)

4.      Penempatan (placement)

5.      Pemberentian (separation)

1. Pegadaan

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Penarikan (Recruiting)

            Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

·         Sumber karyawan:

1.      Sumber internal

Karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi” atau transfer, baik sifatnya vertical (promosi-demosi maupun horizontal (rotasi). Demosi yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seseorang karyawan.  Promosi adalah mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang, sehingga authority dan responsibility-nya semakin besar biasanya diikuti dengan kenaikan pendapatan.

2.      Sumber eksternal

Untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

-          Lembaga pendidikan

-          Kantor penempatan tenaga kerja

-          Pusat tenaga kerja

-          Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

3.      Seleksi

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu.

Dasar seleksi adalah job spesification dari perusahaan bersangkutan.

·         Metode seleksi, dikenal atas:

-    Metode nonilmiah

Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria/standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.

-    Metode Ilmiah

Seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.

·         Sistem seleksi, dikenal atas:

-    Succesive Hurdles

Sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

·         Prosedur Seleksi

1. Seleksi surat surat lamaran

2. Pemeriksaan referensi

3. Wawancara pendahuluan

4. Seleksi ilmu pengetahuan

5. Tes psikologi

6. Tes kesehatan

7. Wawancara akhir dengan atasan langsungnya

8. Memutuskan diterima atau tidak

·         Tingkat-tingkat seleksi:

Tingkat – tingkat seleksi dikenal atas:

-    Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg).

-    Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan (capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

-    Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus maka calon karyawan diangkat menjadi karyawan tetap.

·         Penyeleksi

Penyeleksi adalah orang – orang yang melaksanakan seleksi itu, baik dilakukan secara individu maupun kolektif.

Penyeleksi ini dapat dilakukan oleh :

-    Bagian urusan sumber daya manusia

-    Pihak ketiga yang professional

-    Kombinasi USDM dan pihak ketiga.

4.      Penempatan

Penempatan adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaan. Penempatan ini sangat penting karena aktivitas – aktivitas perusahan baru dapat dilakukan, jika semua jabatan ada penjabatnya.

·         Dalam penempatan karyawan baru ini dilakukan orientasi dan induksi.

a.       Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan lama. Orientasi ini bertujuan supaya karyawan baru itu merasa dirinya telah diterima dalam lingkungan pekerjaannya, sehingga ia tidak canggung lagi untuk mengerjakan tugas – tugasnya. Orientasi ini merupakan tugas yang harus dilaksanakan oleh USDM atau bagian personalia perusahaan bersangkutan.

b.      Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social yang berlaku. Dengan induksi ini diharapkan karyawan baru dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan, sehingga ia dapat mengerjakan tugas – tugasnya secara efektif dan efisien. Jika induksi ini tidak berhasil maka karyawan percobaan ini kemunngkinan besar akan dikeluarkan. Jadi induksi ini merupakan tolak ukur apakah seorang karyawan dapat diterima menjadi karyawan suatu perusahaan.

·         Pelatihan

Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya – biaya ini menjadi investasi jangka panjang di bidang sumber daya manusia bagi perussahaan bersangkutan. Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas – tugasnya.

Metode – metode pelatihan menurut Andrew F. Sikula:

1.      On the job training

2.      Vestibule school

3.      Demonstration and example

4.      Apparenticeship training

5.      Classroom methodes

5.      Pemberhentian

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian karyawan disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia. Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya – biaya, seperti biaya penarikan, seleksi, dan pelatihan yang merugikan perusahaan.

 DAFTAR PUSAKA

Hasibuan, Malayu S.P., Manajemen: Dasar, Pengertian, dan masalah , Cetakan ke-10 , Jakarta: PT Toko Gunung Agung, 1995.